Interim project management Omnichannel portaal

Swiss Sense zet zich in voor een goede nachtrust voor iedereen. Dat doet het met een breed assortiment aan kwalitatief goede producten, waaronder boxsprings, bedden, matrassen, beddengoed en accessoires voor de slaapkamer. Het familiebedrijf is in 2006 in Uden opgericht door de Nederlandse familie Diks, een beddenmakersfamilie met meer dan 100 jaar ervaring. Swiss Sense heeft meer dan 100 eigen winkels in Nederland, België, Duitsland en Oostenrijk.

Wat werd ons gevraagd?

Het huidige kassasysteem voldoet niet meer aan de wensen van de salesorganisatie. De versie in gebruik voldoet niet aan een naderende verandering in de Duitse wetgeving en wordt officieel niet meer ondersteund door de leverancier. Dit was de aanleiding om het kassalandschap volledig te vernieuwen. Zo kan het systeem aan de nieuwe wensen en eisen voldoen en kunnen klanten naadloos bediend worden vanuit een Omnichannel-gedachte.

Onze expertise werd ingeschakeld om alle business requirements van de betrokken afdelingen in kaart te brengen en het volledige projectmanagement te doen. Denk aan het aansturen van het interne multidisciplinaire projectteam en partners, het plannen van de uitvoering van het project, het trainen van 250 verkoopmedewerkers, de uitrol in winkels door heel Europa en het rapporteren aan de Omnichannel-board.

Wat was ons advies?

De organisatie had als vereiste dat de nieuwe kassasoftware minstens evenveel functionaliteiten moest hebben als de huidige software. Om aan de Duitse wetgeving te voldoen, moest er echter een alternatieve oplossing gezocht worden, omdat Magento hier niet aan voldeed. Het was geen optie om maatwerkintegratie met de Duitse overheid te doen vanwege tijdsgebrek en complexiteit. Daarom werd geadviseerd om een nieuwe versie van het huidige kassapakket XV Retail te integreren, maar dan in een afgeslankte vorm met alleen de noodzakelijke processen die door de Duitse overheid gevalideerd zijn. De overige processen en functionaliteiten kunnen relatief eenvoudig in Magento worden opgenomen.

De ontwikkeling van de Magento-software vindt plaats in twee sprints, waarbij er een balans is tussen het ontwikkelen van nieuwe features en het oplossen van bugs uit de vorige sprint.

Voor de uitrol van het nieuwe systeem is gekozen voor een gefaseerde aanpak, waarbij elke winkel geleidelijk aan overgaat op het nieuwe systeem. Dit kost meer tijd dan een big bang-aanpak, maar geeft de verkoopmedewerkers de mogelijkheid om te wennen aan de nieuwe manier van werken en de nodige ondersteuning te krijgen.

Wat is het resultaat?

Door de Agile development benadering wordt elke oplevering in de sprint direct door de key users in de organisatie getest. Het Agile ontwikkelen en testen geeft een aanzienlijke verkorte doorlooptijd van het project.

Daarnaast worden de testscenario’s verdeeld over een langere periode. De release van de MVP zal snel duidelijk maken in welke mate het portaal de klant en verkoopmedewerker helpt het advies en verkoopproces zo efficiënt mogelijk af te ronden.